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辽宁十一选五推荐: 辦公室接待來訪14個注意事項

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  說起辦公室的工作,大家就會想到接電話、下通知、收發報紙等等瑣碎的事情,但是事情雖小,卻也有著很多規矩。就比如,來訪人員,該如何接待呢?一起來看下面這14個注意事項,保你學完之后不再犯錯!

  1.立刻招待來訪的客人

  大部分來訪的客人對單位來說都很重要,要表示友好熱情和愿意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止,即使是在打電話也要對來客點頭示意,但不需要馬上起來迎接,也不必與來客握手。

  2.熱情主動問候客人

  打招呼時,應輕輕地點頭并面帶笑容。如果是老客戶,稱呼要顯得比較親切。

  3.陌生的客人光臨時

  務必問清其姓名及公司或單位名稱。通??晌剩呵胛使笮??請問您是哪家單位?

  4.有客人未預約來訪時

  不要直接回答領導在或不在,而要告訴對方:“我去看看他是否在。” 同時婉轉地詢問對方來意:“請問您找他有什么事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與領導見面。

  5.判斷來客的身份與種類

  要事先了解領導是愿意隨時接待任何來客,還是喜歡視情況而定,一般可以將來客分為幾個種類:(1)客戶;(2)工作上的伙伴,搭檔;(3)家屬,親戚;(4)私人朋友;(5)其他。在沒有預約的情況下,通??砂湊找隕纖承蚶淳齠ê握呶?。如果來客非常重要,就不要私自擋駕。

  6.謝絕會晤時要說明理由,并表示歉意

  不要在沒取得領導的同意以前就確認你另定的約見時間,最好告訴來客:“我能否給您回電話再確認時間?”

  7.未經領導同意,不要輕易引見來客

  即使是事先有預約的來客光臨,也要先通報領導(用電話聯系或親自前去報告),等候指示。倘若沒有預約,即使是你認為領導肯定會接見的客人,也不可擅自引見。

  8.如果領導不在或一時聯絡不上

  應該向重要來客說明原因,表示將主動聯絡或協助安排另一約見時間。如果對方表示同意,應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。

  9.讓來客等候時要注意

  熱情招呼客人,以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪,請其等候為合情合理。請對方在適當的位置坐下,接待室平常要準備些報刊雜志,最好備有介紹本單位的的宣傳品,供來訪客人閱讀??腿司妥奈恢糜τ肽愕淖槐3忠歡尉嗬?,這樣,在你離座時,對方不會看到你辦公桌上的文件。

  10.帶路時走在客人前方,靠邊引導

  帶路時要邊留意客人的步伐,走在客人前方2-3步遠的位置,邊引導,可說:“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停,以手指示方向,并向客人說:“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕后示意客人先進先出:“請上電梯。”“請下電梯。”開門關門時留意手不要交叉或背著手開門。手把在右側的門用左手開,在左側的用右手開,這樣姿勢會更優美。若是向內開的門,則應你先進,并用手按住門說:“請進”,等客人進來后再松開門。

  11.初次與領導見面的來客

  一般應該先把來客介紹給領導,但有時如果來客的身份較高,則最好先向來客介紹領導。引見后除非領導要你留下,否則做介紹之后即要退出領導的辦公室。

  12.領導正在會客時

  若有事聯絡或請示,須用遞紙條的方式??山孿钚叢詒閭跎?,進入辦公室后,先向客人道歉:“對不起,打擾了。”

  13.客人離去時

  即使你再忙,也別忘了最后的道別,稱呼對方的名字將造成好的印象,所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。

  14.制作來訪登記卡

  在每天上班時要查看當天約見的來訪者名單。必要時應事先將約見的有關資料準備好,制成寫有姓名、職位、單位、訪問日期、求見人等等的卡片。

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發布時間:2019年05月24日 06:39 來源:“帥帥職場屋”微信公眾號 編輯:石光輝 打印

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